Sinds 2021 werden de buurtbewoners regelmatig op verschillende manieren betrokken bij het project Witte Vrouwen:
- Openbare vergadering om het memorandum van overeenstemming voor te stellen,
- Bezoek aan het terrein met de buurtbewoners,
- Bilaterale ontmoetingen met lokale actoren,
- Workshops, ideeënoproep, enz.,
- Presentatie van het participatieproces en de toegepaste methodologieën,
- Bilaterale ontmoetingen met lokale actoren en buurtbewoners,
- Bezoek aan de site met de buurtbewoners,
- Methodologische presentatie van de mobiliteitsstudie en de eerste resultaten,
- Presentatie van de conclusies van de mobiliteitsstudie en debat,
- Workshop over zone 2.1 en lancering van de ideeënoproep,
- Ideeënoproep voor de ontwikkeling van zone 2.1,
- Workshop over de resultaten van de ideeënoproep voor zone 2.1, debat en ontmoeting met potentiële actoren,
- Presentatie van het stedenbouwkundig plan met het oog op de publicatie van de architectuuropdracht,
Deze programmeringsfase behandelde dus verschillende thema's en leverde, wat zone 1 betreft, input voor de herziening van het stedenbouwkundig plan, verankerd in de realiteit van de wijk, alsook voor het bestek voor de openbare architectuuropdracht voor het ontwerp van de woningen. De talrijke uitwisselingen en feedback werden ook gebundeld in een verslag dat bij dit bestek voor de architectuurwedstrijd werd gevoegd.
Het resultaat van dit lange collectieve verloop was dus rechtstreeks van nut en diende als leidraad voor het werk van de stedenbouwkundigen, maar ook voor de architecten met hun architecturale voorstellen voor de Witte Vrouwensite. Tussen maart en juni 2023 werkten de multidisciplinaire teams van ontwerpers immers aan de wedstrijd die werd georganiseerd om het bureau te selecteren waaraan het definitieve project zou worden toegewezen. De offertes werden ingediend en geanalyseerd door de juryleden, die begin september 2023 bijeenkwamen.
De BGHM en de gemeente wilden participatie zoveel mogelijk aanmoedigen en het mogelijk maken om deel te nemen aan vertrouwelijke procedures die over het algemeen niet openbaar zijn (jury van de architectuurwedstrijd of oproep om blijk te geven van interesse). De overheden stelden daarom voor om de aanwezigheid van buurtbewoners te organiseren via een door loting samengesteld panel.
Het panel maakt het mogelijk om burgers aanwezig te laten zijn en te betrekken bij deze belangrijke besluitvormingsfasen, door een groep mensen samen te stellen die representatief is voor de verschillende bevolkingsgroepen van de wijk. Tegelijk wordt ook de vertrouwelijkheid gewaarborgd die fundamenteel en wettelijk vereist is tijdens deze analyse- en gunningsprocedures.
Het panel werd eerst gemobiliseerd voor twee vergaderingen: een om de context van de site en het project voor te stellen, en de andere met betrekking tot het document betreffende de oproep voor projectleider voor zone 2 (onbebouwd gebied). Deze ontmoetingen bewezen hun toegevoegde waarde voor het project als geheel door de rijkdom van de uitwisselingen en debatten.
Eind augustus 2023 kwam het burgerpanel opnieuw bijeen om kennis te nemen van de architecturale voorstellen en er opmerkingen over te maken. Deze opmerkingen namen de vorm aan van:
- 8 algemene boodschappen die het panel aan de juryleden wilde overbrengen;
- positieve en negatieve opmerkingen over de 5 projecten van de architecten, over 4 thema's (context, materialen, plannen voor de woningen of het buurthuis).
Dit burgerpanel is dus een voortzetting van het tot nu toe georganiseerde verloop en maakt het mogelijk om rekening te houden met de mening van de bewoners in deze fasen, waarin burgerparticipatie over het algemeen niet bestaat, omdat het moeilijk verenigbaar is met de strikte vertrouwelijkheidsregels die gelden voor overheidsopdrachten.
Tijdens de vergadering van het adviescomité voor de aanstelling van het winnende architecturale project werden de juryleden systematisch op de hoogte gebracht van de opmerkingen van het burgerpanel, zowel wat de algemene aanbevelingen betreft als de specifieke opmerkingen bij elke offerte. Deze elementen werden gebruikt voor de debatten tijdens de vergadering van het comité.
Het panel zal nog een laatste keer worden gevraagd om bijeen te komen om zijn mening te geven over de selectie van de projectleider voor zone 2.
Door de samenstelling en de betrokkenheid van het panel kon en kan het project Witte Vrouwen op een relatief innovatieve manier profiteren van deze inbreng van de buurtbewoners als onderdeel van een aanpak die zorgt voor begeleiding bij deze formele gunningsfasen.
Na deze formele fasen kan het participatieverloop van de afgelopen maanden worden hervat zoals gepland. De volgende bijeenkomsten, workshops en presentaties zijn nu al gepland:
- Een tentoonstelling van de ingediende architectuurprojecten, zodat alle bewoners kennis kunnen maken met de architecturale voorstellen en de keuzes van de jury.
- Presentatie van de schets en workshop, in december 2023.
Tijdens deze presentaties en workshops krijgen de buurtbewoners de gelegenheid om hun mening te geven over het winnende project, zodat dit als input kan dienen om de schets uit te werken.
Bij de presentatie van de schets zullen de buurtbewoners vervolgens worden uitgenodigd om hun mening te geven over de ontwikkeling van het project, zodat er rekening kan worden gehouden met de genoemde aandachtspunten tijdens de uitvoering van het voorontwerp. Dat is een fundamentele fase die voorafgaat aan de indiening van de bouwaanvraag.
